Forretningsordener

Bemærk!!!

Boligselskabets vedtægter er gældende, såfremt det viser sig, at der er uoverensstemmelser mellem vedtægter og forretningsorden.

Afdelingsbestyrelsens opgaver 

1. Afdelingsbestyrelsen fører tilsyn med afdelingens vedligeholdelsestilstand og pasning samt påser, at der er god orden i afdelingen.
   
   
2. Hvert år gennemgås og behandles den 20 årige vedligeholdelsesplan. Afdelingsbestyrelsen og administration er i fællesskab ansvarlige for, at den 20 årige vedligeholdelsesplan løbende opdateres.
   
   Den 20 årige vedligeholdelsesplan udfærdiges for alle nye/købte afdelinger, inden de er 2 år gamle/har været i drift i 2 år.
   
   På afdelingsmødet fremlægges vedligeholdelsesplan og driftsbudget til godkendelse.  Organisationsbestyrelsen foretager den endelige godkendelse af driftsbudgettet.
   
   
3. Årsregnskab for afdelingen udarbejdes af administrationen og fremsendes til afdelingsbe­styrelsen og forelægges afdelingsmødet til godkendelse.
   
   
4. Eventuelle tvistigheder mellem boligorganisationens ledelse og afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet om driftsbudget og årsregnskab indbringes af boligorganisationens ledelse for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige administrative afgørelse.
   
   
5. Ved fraflytninger foretages syn af boligerne i overensstemmelse med reglerne i afdelingens vedligeholdelsesreglement og lejekontrakten. Der kan indgås aftale om, at et medlem af afdelingsbestyrelsen kan deltage i synet, såfremt fraflytteren udtrykker ønske herom.
   
   
6. Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab blandt afdelingensbeboere, disses ægtefæller eller hermed sidestillede personer. Ellers foretager afdelingsmødet valget.
   
   
7. Afdelingsmødet kan bemyndige afdelingsbestyrelsen eller andre grupper af beboere, som afdelingsmødet udpeger, til at udøve særlig virksomhed ved afholdelse af arrangementer eller fester for børn og unge samt kulturelle aktiviteter, f.eks. udgivelse af beboerblad, etablering af fritidsklubber og andre aktiviteter.
8. Eventuel påtale eller klager fra afdelingsbestyrelsen over ejendomsfunktionærers arbejde rettes til administrationen, som tager stilling til påtalen/klagen sammen med boligorganisatio­nens ledelse.
   
   
9. Der pålægges generelt afdelingsbestyrelsens medlemmer og suppleanter tavshedspligt vedrørende kendskab til beboeres personlige forhold.
   
   
   Afdelingsbestyrelsens møder
10. Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen af sin egen kreds en formand. Ellers vælges formanden særskilt af afdelingsmødet.
    
    
11. Afdelingsbestyrelsen vælger af sin egen kreds en sekretær, som fører protokol over for­handlingerne på afdelingsbestyrelsens møder samt over afdelingsmøder. Afdelingsbestyrelsen fordeler i øvrigt selv opgaverne indbyrdes.
    
    
12. Hvervene som formand for eller medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnede.
    
    
13. Afdelingsbestyrelsesmøde indkaldes af formanden, der også leder afdelingsbestyrelsens forhandlinger. På det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde aflægger formanden på afde­lingsbestyrelsens vegne beretning for det forløbne år.
    
    
14. Afdelingsbestyrelsen holder møde så ofte, det skønnes nødvendigt, eller hvis blot et med­lem af afdelingsbestyrelsen fremsætter ønske derom.
    
    
15. Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af afdelingsbestyrelsens medlemmer er til stede.
    
    
16. Beslutning træffes af de mødende afdelingsbestyrelsesmedlemmer ved simpel stemme­flerhed. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende. Dersom formanden ikke er til stede, og stemmerne står lige, udsættes afgørelsen til et senere møde.
    
    
17. Hvis en repræsentant for administrationen deltager i et møde i afdelingsbestyrelsen, tilrettelægges mødet således, at de punkter, hvor de pågældendes nærværelse er ønsket, behandles først.
    
    
18. Beboere og andre har normalt ikke adgang til at overvære afdelingsbestyrelsens møder men kan indkaldes til høring i forbindelse med enkelte dagsordenspunkter.
    
    
19. Afdelingsbestyrelsen kan beslutte, at suppleanter helt eller delvist kan deltage i afdelings­bestyrelsens møder, dog uden stemmeret.
    
    
20. Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen fraflytter afdelingen eller på grund af længereva­rende sygdom eller lign. træder ud af afdelingsbestyrelsen, skal suppleanten indkaldes.
    
    
21. Afdelingsbestyrelsen meddeler administrationen sine og afdelingsmødets beslutninger. Afdelingsbestyrelsen varetager ikke administrative opgaver.

____________________________________________
Denne forretningsorden er godkendt af repræsentantskabet på det ordinære repræsentantskabsmøde den 04. maj 2004.

Som retningslinier for repræsentantskabsmøder gælder sammen med boligorganisationens vedtægter følgende bestemmelser:

Repræsentantskabets opgaver

1. Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed.
   
   
2. Repræsentantskabet træffer beslutning om:
   • Valg af administration
   • Valg af revisor
   • Boligorganisationens byggepolitik
   • Erhvervelse eller salg af boligorganisationens ejendomme
   • Væsentlig forandring af boligorganisationens ejendomme
   • Grundkøb
   • Iværksættelse af nyt byggeri
   • Nedlæggelse eller salg af en afdeling
   • Ændring af vedtægterne
   • Opløsning af boligorganisationen
   • Vedligeholdelsesordning
     
     Repræsentantskabet godkender:
     • Boligorganisationens vedtægter
     • Boligorganisationens årsregnska­b
     • Boligorganisationens årsberetning
       
       

     Repræsentantskabet får forelagt:

     • Boligorganisationens budget
       
       
     Repræsentantskabet har på repræsentantskabsmødet/Fællesmødet 09.11.1996 besluttet at delegere følgende godkendelseskompetence til organisationsbestyrelsen:
     • Afdelingens regnskaber
     • Erhvervelse eller salg af afdelingens ejendomme
     • Væsentlige forandringer af afdelingens ejendomme
     • Grundkøb
     • Iværksættelse af nyt byggeri
     • Fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger jævnfør Vedtægterne § 16, stk. 2 
3. Repræsentantskabet kan til enhver tid trække bemyndigelsen tilbage.
   
   
4. Repræsentantskabet kan i øvrigt til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af boligorganisationens bestyrelse, skal udøves af øverste myndighed.
   
   
5. Repræsentantskabet vælger alle medlemmer til bestyrelsen.
   
   
6. Repræsentantskabet træffer beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet selv eller bestyrelsen vælger formand og/eller næstformand for bestyrelsen.
   
   
   Repræsentantskabsmødets afholdelse
7.  Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes.
   
   
8. Repræsentantskabsmødet vælger blandt deltagerne en mødesekretær, der refererer de trufne beslutninger og det nøjagtige resultat af afstemninger samt udfærdiger et kort sammendrag af forhandlingerne. Referatet underskrives foruden af mødesekretæren tillige af dirigenten og formanden.
   
   
9. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten.
   
   
10. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller repræsentantskabsmødet måtte fastsætte en begrænsning. Indlæg og for­slag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet.
    
    
11. Bortset fra valg og ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet af afgivne stemmer.
    
    
12. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Ved andre spørgsmål afgør dirigenten afstem­ningsformen.
    
    
13. Ved valg af formand og næstformand på repræsentantskabsmødet gælder, at såfremt der kun foreslås en kandidat til hver post, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning.
    
    
14. Såfremt der foreslås 2 kandidater til en post, vælges den, der ved skriftlig afstemning op­når flere end halvdelen af de afgivne gyldige stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtræk­ning.
    
    
15. Såfremt der foreslås flere end 2 kandidater til en post, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, foretages ny skriftlig afstemning mellem de 2 kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer.
    
    
16. Ved valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig.
    
    
17. En suppleant indtræder først i repræsentantskabet ved et repræsentantskabsmedlems længerevarende forfald, eller når en afdelings repræsentant i repræsentantskabet er blevet indvalgt i organisationsbestyrelsen.​

Bemærk!!!
Boligselskabets vedtægter er gældende, såfremt det viser sig, at der er uoverensstemmelser mellem vedtægter og forretningsorden.

Afdelingsmødets opgaver

1. Indkaldelse til det ordinære afdelingsmøde skal ske med mindst 4 ugers varsel. Indkaldelse til ekstraordinære afdelingsmøder skal ske med mindst 2 ugers varsel.
   
   
2. Afdelingens regnskab for foregående år samt forventet driftsbudget for efterfølgende år godkendes på det årlige, ordinære afdelingsmøde. På afdelingsmøderne der afholdes 1. kvartal 2004 godkendes regnskab for 2003 og driftsbudget for 2005.
   
   På afdelingsmødet besluttes ligeledes om direktør (uden at driftsbudget skal igennem endnu en godkendelsesprocedure) har bemyndigelse til at ændre på driftsbudget inden for givne rammer.
   
   På samme møde godkendes afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år.
   
   
3. Afdelingsmødet godkender forslag om:
   
   
   • Arbejder og aktiviteter
   • Ændringer af husorden
   • Udvidet positivliste med råderet for beboerne
   • Individuel måling af vand
   • Mv.
     
     
4. Afdelingsmødet tager i øvrigt stilling til forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed.
   
   
5. Afdelingsmødet kan uddelegere kompetence fra afdelingsmødet og afdelingsbestyrelsen til beboergrupper/opgange/områder el. lign.
   
   
6. Afdelingsmødet beslutter afdelingsbestyrelsens størrelse (3 eller flere, et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen.
   
   
7. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges særskilt på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv.
   
   
8. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen foretager dette valg. I begge tilfælde er afdelingens beboere, disses ægtefæller eller hermed sidestillede personer valgbare.
   
   
   Afdelingsmødets afholdelse
9. Adgang til afdelingsmødet har alle beboere, disses ægtefæller og dermed sidestillede perso­ner. Adgang har tillige - men uden stemmeret - boligorganisationens bestyrelse og repræsentanter for denne. Endvidere kan afdelingsmødet beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret.
   Boligorganisationens bestyrelse kan beslutte, at andre deltager i mødet med taleret.
   
   
10. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes.
    
    
11. Afdelingsmødet vælger blandt deltagerne en mødesekretær, der refererer de trufne beslut­ninger og det nøjagtige resultat af afstemninger samt udfærdiger et kort sammendrag af forhandlingerne. Referatet underskrives foruden af mødesekretæren tillige af dirigenten og afdelingsformanden.
    
    
12. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten.
    
    
13. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet måtte fastsætte en begrænsning. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet.
    
    
14. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål 2 stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet.
    
    
15. Bortset fra valg og de spørgsmål der i vedtægterne er fastlagt præcise stemmeandele for, afgør afdelingsmødet alle spørgsmål ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet af afgivne stemmer.
    
    
16. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning vedr. andre spørgsmål afgøres ved almindelig stemmeflerhed. Herudover afgør dirigenten afstemnings­formen.
    
    
17. Ved valg af formand på afdelingsmødet gælder, at såfremt kun en kandidat foreslås, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning.
    
    
18. Såfremt 2 kandidater foreslås til formandsvalget, vælges den, der ved skriftlig afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne gyldige stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtrækning.
    
    
19. Såfremt flere end 2 kandidater foreslås til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, foretages ny skriftlig afstemning mellem de 2 kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer.
    
    
20. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens re­præsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 

____________________________________________
Denne forretningsorden er godkendt af repræsentantskabet på det ordinære repræsentantskabsmøde den 04. maj 2004.